2021-03-13 | Kyrkstöten
För tio år sedan byggde jag ett digitalt medlemsarkiv för Betlehemskyrkan i Stockholm. Medlemsarkivet är en plats på kyrkans hemsida där församlingens medlemmar kan logga in och hitta dokument så som årsmöteshandlingar, verksamhetsberättelser och annan information.
Med ett medlemsarkiv blir det enklare för församlingens medlemmar att hitta information som är av ”allmänt” intresse. Gemensamma dokument är samlade på en gemensam plats. När alla medlemar kommer åt detta blir det lättare att få en överblick över församlingens verksamhet, engagera sig och därmed komma med nya idéer och initiativ.
Nedan kommer några aspekter som kan vara bra att tänka på när man som församling sätter upp ett medlemsarkiv.
Lättåtkomligt
Ett medlemsarkiv bör vara lättåtkomligt. Annars risker medlemsarkivet blir som ett museum på en avlägsen adress: Mindre besökt än det förtjänar.
Ett medlemsarkiv kan göras lättåtkomligt genom att länka till det från församlingens hemsida. Det går även att länka till medlemsarkivet i samband med församlingens infoutskick, inbjudan till föreningsmöten m.m.
Lättskött
Det bör vara enkelt att administrera medlemsarkivet. Annars blir innehållet lätt förlegat. Att lägga till eller ta bort dokument bör högst ta några minuter.
Skyddat
En del föreningar har dokument som endast är menade för dess medlemmar. I dessa fall bör det gå att endast ge medlemmar tillgång till medlemsarkivet. Det kan exempelvis göras med en personlig inloggning för varje medlem (säkert, men krångligt) eller ett gemensamt lösenord (enkelt, men mindre säkert). Eller så behövs inget lösenordsskydd alls, vilket vore allra enklast. Behoven är olika och varje församling avgör själv vilket alternativ som passar dem.
Långsiktigt
Liksom de gamla analoga arkiven så är ett digitalt medlemsarkiv ett långsiktigt projekt som ska leva i åratal eller decennier. Det är därför viktigt att minimerar risken för att innehållet ska försvinna på grund av en havererad hårddisk eller någon annan orsak. För att undvika detta bör medlemsarkivet säkerhetskopieras automatiskt och regelbundet.
Medlemsarkiv i Kyrkstöten
Många kyrkor kan tänkas ha nytta av ett medlemsarkiv om det är lättåtkomligt, enkelt att sköta och där innehållet är skyddat och säkert.
Framöver kanske det blir möjligt för församlingar att ha sitt medlemsarkiv i Kyrkstöten. Under våren testar vi en första version av ett medlemsarkiv tillsammans med en eller ett par församlingar. Om det blir bra och uppfyller punkterna ovan så blir det förmodligen allmänt tillgängligt senare i år.